Với doanh nghiệp Việt Nam đang tìm đường ra thị trường quốc tế, nhãn hiệu là tài sản đi trước sản phẩm. Nhưng bảo hộ nhãn hiệu ở hàng chục quốc gia luôn là bài toán tốn kém về thủ tục, thời gian và chi phí theo dõi. Đó chính là lý do Hệ thống Madrid — cơ chế đăng ký nhãn hiệu quốc tế do Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO) quản lý — giữ vai trò then chốt. Và năm 2025 được chính WIPO gọi tên là “một năm chuyển đổi” của hệ thống này.

Điểm nhấn 2025: chuyển sang eMadrid mới

Theo wipo.int, bài tổng kết năm 2025 của Hệ thống Madrid nhấn mạnh việc chuyển sang nền tảng eMadrid mới, cho phép người nộp đơn và chủ sở hữu nhãn hiệu quản lý toàn bộ vòng đời của đăng ký quốc tế một cách thuận tiện hơn.

Cụm từ “vòng đời của đăng ký quốc tế” không phải là một khái niệm hình thức. Trên thực tế, một nhãn hiệu quốc tế không kết thúc ở thời điểm nộp đơn. Nó kéo dài qua nhiều giai đoạn nghiệp vụ khác nhau, và mỗi giai đoạn trước đây thường gắn với những quy trình, biểu mẫu, kênh liên lạc riêng biệt:

• Nộp đơn đăng ký quốc tế thông qua cơ quan sở hữu trí tuệ quốc gia gốc;
• Chỉ định thêm các thị trường mới khi doanh nghiệp mở rộng kinh doanh;
• Ghi nhận thay đổi về chủ sở hữu, tên, địa chỉ, người đại diện, hoặc giới hạn danh mục hàng hóa/dịch vụ;
• Gia hạn hiệu lực theo chu kỳ;
• Theo dõi thông báo từ WIPO và từ các cơ quan quốc gia được chỉ định.

Việc gom các thao tác này về một môi trường trực tuyến thống nhất là hướng đi hợp lý: giảm sai sót thủ công, rút ngắn thời gian xử lý, và quan trọng nhất là giúp chủ sở hữu nhãn hiệu — đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa không có bộ phận pháp chế chuyên trách — nhìn thấy toàn cảnh danh mục nhãn hiệu quốc tế của mình.

Vì sao chuyển đổi số của WIPO lại quan trọng với Việt Nam?

Việt Nam là thành viên của Hệ thống Madrid, và Nghị định thư Madrid từ lâu đã trở thành công cụ quen thuộc để doanh nghiệp trong nước đăng ký nhãn hiệu ra nước ngoài chỉ bằng một đơn duy nhất, một loại phí, một ngôn ngữ nộp đơn — thay vì nộp riêng lẻ tại từng quốc gia. Ngược lại, doanh nghiệp nước ngoài cũng dùng chính hệ thống này để chỉ định Việt Nam.

Điều đó có nghĩa là mọi thay đổi vận hành ở cấp WIPO đều có tác động hai chiều:

• Với doanh nghiệp Việt xuất khẩu: nền tảng quản lý tập trung giúp giảm rủi ro “quên gia hạn”, “sót thông báo từ chối bảo hộ”, hoặc chậm phản hồi trong thời hạn luật định của nước sở tại — những lỗi hành chính tưởng nhỏ nhưng có thể khiến mất trắng quyền tại một thị trường trọng điểm.
• Với cơ quan và tổ chức trong nước: quy trình số hóa đồng bộ đòi hỏi năng lực kết nối, chuẩn dữ liệu và tốc độ xử lý tương thích, đồng thời đặt ra yêu cầu cập nhật kỹ năng cho đội ngũ đại diện sở hữu công nghiệp và tư vấn pháp lý.

Nhãn hiệu không chỉ là thủ tục — đó là tài sản thương hiệu

Nhiều doanh nghiệp Việt vẫn xem đăng ký nhãn hiệu quốc tế là “việc phải làm khi có tranh chấp”. Cách tiếp cận này đắt đỏ hơn nhiều so với chủ động bảo hộ sớm. Trên thực tế, khi một nhãn hiệu bị đăng ký trước tại thị trường nước ngoài — dù là do đối tác phân phối, do đối thủ, hay do bên chuyên “săn” nhãn hiệu — chi phí và thời gian để giành lại quyền thường vượt xa chi phí đăng ký ban đầu.

Một nền tảng số thuận tiện hơn vì thế không chỉ là câu chuyện công nghệ. Nó hạ thấp rào cản gia nhập cho nhóm chủ thể sáng tạo nhỏ: startup công nghệ, thương hiệu nông sản địa phương, doanh nghiệp thiết kế, đơn vị xuất bản, hãng phim độc lập — những chủ thể mà giá trị cốt lõi nằm ở tài sản trí tuệ nhiều hơn ở tài sản hữu hình.

Xu hướng chung: hạ tầng số cho quản trị tài sản trí tuệ toàn cầu

Bước chuyển của Hệ thống Madrid trong năm 2025 phản ánh một xu hướng lớn hơn trong quản trị sở hữu trí tuệ toàn cầu: dịch chuyển từ “hồ sơ giấy và giao dịch rời rạc” sang “tài khoản người dùng và dữ liệu liên thông”. Khi thương mại điện tử xuyên biên giới, nền tảng số và chuỗi cung ứng toàn cầu khiến thương hiệu lan tỏa nhanh hơn khả năng bảo hộ, hạ tầng số của cơ quan quản lý trở thành yếu tố quyết định tốc độ phản ứng của chủ sở hữu quyền.

Vai trò của VCDI

Là tổ chức nghiên cứu về sáng tạo và bản quyền, Viện Nghiên cứu Phát triển Sáng tạo và Bản quyền Việt Nam (VCDI) xác định việc theo dõi, phân tích và phổ biến những thay đổi vận hành của các hệ thống quốc tế như Madrid là một phần công việc thường xuyên. Cụ thể, VCDI hướng tới:

• Cập nhật và giải thích các thay đổi thủ tục quốc tế bằng ngôn ngữ dễ tiếp cận cho doanh nghiệp và chủ thể sáng tạo trong nước;
• Nâng cao nhận thức về việc bảo hộ nhãn hiệu song hành với bảo hộ quyền tác giả, thiết kế, sáng chế trong một chiến lược tài sản trí tuệ tổng thể;
• Kết nối giữa nghiên cứu chính sách, thực tiễn doanh nghiệp và các chuẩn mực quốc tế do WIPO thiết lập.

Kết luận

Bản tổng kết 2025 của WIPO gửi đi một thông điệp đơn giản nhưng quan trọng: bảo hộ nhãn hiệu quốc tế đang trở nên dễ tiếp cận hơn về mặt công cụ. Phần còn lại thuộc về chủ thể quyền — chủ động đăng ký sớm, quản trị danh mục nhãn hiệu một cách có hệ thống, và coi thương hiệu là tài sản cần được chăm sóc liên tục chứ không phải giấy tờ cất trong ngăn kéo. Với doanh nghiệp Việt Nam đang bước ra thị trường toàn cầu, đó là bài học đáng giá hơn bất kỳ con số nào.